Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher & Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger nationaler Datenschutzbestimmungen sowie weiterer datenschutzrechtlicher Vorschriften ist:

Bei allen Fragen zum Datenschutz, zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die vorstehenden Kontaktdaten. Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG nicht vorliegen. Weitere Kontaktdaten ergeben sich aus dem Impressum sowie aus § 2 der AGB.

2. Grundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen, Nutzer, Kundinnen, Kunden, Lieferanten und Kontakte nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der betroffenen Person oder in Fällen, in denen die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist, je nach Verarbeitungssituation:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht erforderlich ist, der wir unterliegen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung);
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder derjenigen eines Dritten erforderlich ist und die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht überwiegen.

Die Cookie- und Einwilligungsregelung beruht ergänzend auf § 25 TDDDG. Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (siehe Abschnitt 16).

3. Betroffene Daten & Zwecke

Abhängig von der jeweiligen Geschäftsbeziehung und Nutzung unserer Angebote verarbeiten wir insbesondere:

• Stammdaten von Kundinnen, Kunden, Lieferanten und Kontakten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ggf. USt-IdNr.);
• Vertrags- und Auftragsdaten (Angebote, Bestellungen, Auftragsinhalte, Kommunikationsverlauf);
• Inhaltsdaten aus Anfragen einschließlich hochgeladener Design- und Druckdateien;
• Rechnungs- und Zahlungsdaten (Rechnungsanschrift, Betrag, Zahlungsart, bei SEPA zusätzlich Mandats- und Kontodaten);
• Nutzungs- und Metadaten (z. B. Server-Protokolle, Zeitpunkte, aufgerufene Ressourcen).

Zweck und Rechtsgrundlage der jeweiligen Verarbeitung ergeben sich aus den folgenden Abschnitten. Die Daten stammen entweder unmittelbar von Ihnen (z. B. über Formulare, im Bestellprozess oder im Rahmen der Vertragsabwicklung) oder entstehen technisch bei der Nutzung unserer Website.

4. Bereitstellung der Website & Server-Logfiles

Website und internes Verwaltungssystem werden bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, betrieben, mit der ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht. Die Server befinden sich in Deutschland.

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst das System automatisiert Daten und Informationen des aufrufenden Geräts. Erhoben werden können insbesondere: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die abgerufene Ressource (Datei/Seite), übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, verwendeter Browsertyp und dessen Version, das Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Daten werden in den Logfiles des Systems gespeichert.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus, einer komfortablen Nutzung sowie der Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität (u. a. Schutz vor Überlastung und Missbrauch). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse folgt aus den vorgenannten Zwecken. Die Logfiles werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

5. Cookies & lokale Speicher

Wir setzen auf unserer Website Cookies sowie vergleichbare Techniken der lokalen Speicherung (z. B. Local Storage) ein. Dabei handelt es sich um kleine Dateien bzw. Einträge, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Technisch notwendige Cookies bzw. Speicher (z. B. Sitzungs- und Login-Token, Speicherung Ihrer Consent-Entscheidung) werden ohne Einwilligung verwendet; die Verarbeitung ist zur Bereitstellung des von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Alle übrigen, einwilligungsbedürftigen Cookies und Dienste — insbesondere eingebundene Google-Komponenten wie reCAPTCHA, Karten, Schriften oder Analyse- und Reichweitenwerkzeuge — werden erst nach Ihrer aktiven Einwilligung geladen (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können das Setzen von Cookies zudem über die Einstellungen Ihres Browsers verhindern oder bereits gesetzte Cookies löschen; die Funktionsfähigkeit der Website kann dadurch eingeschränkt sein.

6. Consent-Banner & Einwilligungen

Für einwilligungsbedürftige Dienste setzen wir ein Consent-Banner zur Einholung und Verwaltung Ihrer Einwilligung ein. Einwilligungsbedürftige Dienste werden erst nach Ihrer aktiven Zustimmung geladen. Ihre Consent-Entscheidung wird protokolliert, um sie nachweisen zu können, und auf Ihrem Endgerät gespeichert, damit Sie nicht bei jedem Aufruf erneut gefragt werden.

Ihre Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Über das Consent-Banner bzw. eine entsprechende Einstellungsmöglichkeit können Sie Ihre Auswahl jederzeit anpassen.

7. Anfrage-/Kontaktformular & Datei-Upload

Über unser Anfrage- bzw. Kontaktformular oder ein eingebundenes Anfrage-Widget können Sie uns Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Ihre Nachricht sowie optional Design- bzw. Druckdateien übermitteln. Die Angabe der zur Kontaktaufnahme jeweils erforderlichen Daten ist notwendig, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können; weitere Angaben sind freiwillig.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage und der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. der Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Erfolgt die Kontaktaufnahme ohne Vertragsbezug, ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Hochgeladene Dateien werden nur so lange gespeichert, wie es für die Anfrage bzw. einen daraus entstehenden Auftrag erforderlich ist. Ein Datenschutzhinweis wird unmittelbar am Formular bereitgestellt. Die im Rahmen der Anfrage anfallenden Daten löschen wir, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

8. Google reCAPTCHA

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisiertem Missbrauch (Spam, Bots) kann Google reCAPTCHA eingesetzt werden, ein Dienst der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Muttergesellschaft: Google LLC, USA). Dabei werden unter anderem die IP-Adresse und Interaktionsdaten der Nutzerinnen und Nutzer an Google übermittelt und dort ausgewertet.

Soweit reCAPTCHA nicht technisch zwingend erforderlich ist, erfolgt der Einsatz erst nach Ihrer Einwilligung über das Consent-Banner (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); im Übrigen stützt sich der Einsatz auf unser berechtigtes Interesse an der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei einer Übermittlung von Daten in die USA stützt sich Google auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Google.

9. Kunden- & Auftragsverwaltung

Zur Begründung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Stamm-, Vertrags-, Auftrags- und Rechnungsdaten in unserem internen Verwaltungssystem. Verarbeitet werden insbesondere Kontakt- und Rechnungsdaten, Angebots-, Bestell- und Auftragsinhalte, hochgeladene Design- und Druckdateien sowie der zugehörige Kommunikationsverlauf.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie, hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungs- und Buchungsbelegen, die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Interne Änderungs- und Audit-Protokolle stellen die Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit sicher.

10. E-Mail-Versand & interne Benachrichtigungen

Für den E-Mail-Versand (z. B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Antworten auf Anfragen) wird ein SMTP-Dienst eingesetzt. Wird hierfür ein externer Anbieter genutzt, besteht mit diesem ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; bei Betrieb über einen eigenen Server verbleibt die Verarbeitung bei uns. Verarbeitet werden Empfänger- und Versanddaten zur Vertrags- bzw. Kommunikationsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

Interne Benachrichtigungen (z. B. Browser-Push-Nachrichten für Mitarbeitende zu neuen Anfragen oder Bestellungen) werden nur nach vorheriger Aktivierung durch die jeweilige Person und für die betreffenden Endgeräte verarbeitet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die erteilte Aktivierung.

11. Newsletter & E-Mail-Werbung

Newsletter und Werbe-E-Mails versenden wir nur an Empfängerinnen und Empfänger, die zuvor ausdrücklich eingewilligt haben. Die Einwilligung wird im Double-Opt-in-Verfahren eingeholt und dokumentiert: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit der Bitte, die Anmeldung durch Anklicken eines Links zu bestätigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 UWG.

Jede Werbe-E-Mail enthält einen Abmeldelink; die Abmeldung ist jederzeit kostenfrei möglich und gilt zugleich als Widerruf der Einwilligung. Eine etwaige Erfolgsmessung (z. B. Öffnungs- oder Klickauswertung) erfolgt nur im Rahmen der erteilten Einwilligung. Für Bestandskundinnen und Bestandskunden gilt ergänzend die enge gesetzliche Ausnahme nach § 7 Abs. 3 UWG (Bewerbung eigener ähnlicher Waren oder Leistungen bei jederzeitiger, kostenfreier Widerspruchsmöglichkeit).

12. Zahlungsabwicklung & SEPA-Lastschrift

Zur Zahlungsabwicklung verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten (Name, Rechnungs-/Lieferanschrift, Betrag, Zahlungsart). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Bei Zahlung per SEPA-Lastschrift verarbeiten wir zusätzlich Mandats- und Kontodaten (IBAN, Kontoinhaber, Mandatsreferenz), um fällige Beträge — insbesondere wiederkehrende Wartungsbeiträge — einzuziehen. Eine Weitergabe erfolgt an die beteiligten Kreditinstitute und ggf. an den Zahlungsdienstleister Stripe.

Je nach gewählter Zahlungsart übermitteln wir die erforderlichen Zahlungs- und Identifikationsdaten an den jeweiligen Zahlungsdienstleister, der insoweit eigenverantwortlich tätig wird:

• Stripe — Stripe Payments Europe, Ltd., Irland;
• PayPal (auch via PayPal.me-Link oder QR-Code auf Rechnungen) — PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg;
• Klarna und weitere im Bestellprozess angebotene Zahlungsdienste — an den jeweils gewählten Anbieter.

Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise des jeweiligen Zahlungsdienstleisters. Die Übermittlung ist zur Vertragsabwicklung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

13. Verkauf über Drittplattformen

Wir bieten unsere Produkte auch über Drittplattformen an, insbesondere Etsy, Vinted sowie Instagram/Meta. Wickeln Sie einen Kauf über eine dieser Plattformen ab, verarbeitet zunächst der jeweilige Plattformbetreiber Ihre Daten in eigener Verantwortung nach dessen Datenschutzbestimmungen. Wir erhalten die zur Auftragsabwicklung erforderlichen Daten (z. B. Name, Lieferanschrift, Bestelldaten) und verarbeiten diese zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit hierbei Daten in Drittländer (insbesondere die USA) übermittelt werden, gilt der EU-US Data Privacy Framework bzw. es kommen Standardvertragsklauseln zur Anwendung.

14. Forderungsdurchsetzung

Bei Zahlungsverzug können wir personenbezogene Daten zur Durchsetzung offener Forderungen an Inkassodienstleister, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens an die zuständigen Gerichte übermitteln. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Durchsetzung offener Forderungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

15. Empfänger, Auftragsverarbeiter & Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nur im Rahmen der in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke statt. Empfänger können insbesondere sein: unser Hosting-Dienstleister (STRATO AG), Zahlungsdienstleister und Kreditinstitute, ein etwaiger SMTP-Dienstleister, Versanddienstleister, Steuerberatung sowie Behörden im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen.

Soweit wir Dienstleister als Auftragsverarbeiter einsetzen, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Datenexporte an Dritte (z. B. über konfigurierbare Schnittstellen/Webhooks) erfolgen nur an berechtigte Empfänger, werden dokumentiert und bei Bedarf vertraglich abgesichert.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR (Drittländer, insbesondere USA) erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie eingewilligt haben oder ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist. Als Garantien dienen der EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.

16. Aufbewahrung & Löschung

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder soweit dies gesetzlich vorgesehen ist. Entfällt der Zweck oder läuft eine Frist ab, werden die Daten routinemäßig gelöscht oder in der Verarbeitung eingeschränkt (gesperrt).

• Kontaktanfragen: bis zu 3 Jahre nach abschließender Bearbeitung.
• Rechnungs- und Buchungsbelege: 8 Jahre gemäß § 147 AO / GoBD.
• Sonstige Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre.
• Bestell- und Vertragsdaten: für die Dauer der Vertragsbeziehung und der anschließenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten werden die betreffenden Daten in der Verarbeitung eingeschränkt statt gelöscht. Ein internes Löschkonzept mit Fristen stellt die ordnungsgemäße Löschung sicher; Rechtsgrundlage der Aufbewahrung ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

17. Technische & organisatorische Maßnahmen

Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu zählen unter anderem: Transportverschlüsselung (HTTPS/TLS) bei der Datenübertragung, verschlüsselte Speicherung von Passwörtern, Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugänge, Zugriffs- und Rollenkonzepte, Ratenbegrenzungen zum Schutz vor Missbrauch sowie regelmäßige Datensicherungen. Unsere Maßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung fortlaufend überprüft und verbessert.

18. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen als betroffene Person nach der DSGVO die folgenden Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten, insbesondere Zwecke, Kategorien, Empfänger, Speicherdauer und Herkunft.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstige Gründe entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): unter den dort genannten Voraussetzungen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bzw. deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

19. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre Daten zum Zweck von Direktwerbung verarbeitet, haben Sie das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen Widerspruch einzulegen; die Daten werden dann nicht mehr zu diesem Zweck verarbeitet.

20. Beschwerderecht & Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.

21. Rechtsrahmen & Aktualität

Die Anbieterkennzeichnung (Impressum) richtet sich nach § 5 DDG (Digitale-Dienste-Gesetz); die inhaltliche Verantwortung nach § 18 Abs. 2 MStV. Die Cookie- und Einwilligungsregelung beruht auf § 25 TDDDG. Es besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten; für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrags ist die Bereitstellung der hierfür erforderlichen Daten jedoch notwendig. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den oben genannten Stand. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, sie anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung kann jederzeit auf dieser Seite abgerufen werden.